Informativa privacy – Google Workspace for Education

Informativa sul trattamento dei dati personali degli studenti – Google Workspace for Education

(ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 – GDPR)

Gentili genitori e tutori,

la presente informativa descrive come l’Istituto Comprensivo Statale Boville Ernica tratta i dati personali degli studenti attraverso la piattaforma didattica Google Workspace for Education. Descrive inoltre quali dati tratta Google nel fornire il servizio all’Istituto.

L’account istituzionale viene assegnato a ogni studente dalla classe prima della scuola primaria. Resta attivo per l’intero primo ciclo di istruzione, fino alla classe terza della scuola secondaria di I grado.

1. Titolare del trattamento, DPO e ruolo di Google

Titolare del trattamento: Istituto Comprensivo Statale Boville Ernica, nella persona del Dirigente Scolastico pro tempore prof. Giacomo La Montagna, con sede in Boville Ernica, Via Torrione dei Nobili 2. PEC: fric828001@pec.istruzione.it – Email: fric828001@istruzione.it

Responsabile della Protezione dei Dati (DPO/RPD): Vargiu Scuola Srl, contattabile all’indirizzo email dpo@vargiuscuola.it, PEC: antonio.vargiu@ingpec.eu

Google: Google Cloud EMEA Limited, con sede in Irlanda, fornisce i servizi all’Istituto. Per i contenuti inseriti dagli utenti (documenti, compiti, messaggi) opera come Responsabile del trattamento, sulla base delle istruzioni dell’Istituto e dell’Addendum per il trattamento dei dati (CDPA). Per alcuni dati tecnici generati dall’uso dei servizi, Google li tratta anche per finalità proprie di sicurezza e funzionamento del servizio, come descritto nella propria informativa (sezione 11).

2. Finalità e base giuridica del trattamento

Gli account istituzionali sono attivati e gestiti esclusivamente per le attività didattiche, formative e istituzionali previste dal Piano Triennale dell’Offerta Formativa (PTOF).

La base giuridica è l’esecuzione di un compito di interesse pubblico connesso all’esercizio di pubblici poteri affidato all’Istituto (art. 6, par. 1, lett. e del GDPR). Tale compito è previsto in particolare dall’art. 2-ter del D.Lgs. 196/2003 (Codice privacy), dal D.P.R. 275/1999 sull’autonomia scolastica, dalla L. 107/2015 (Piano Nazionale Scuola Digitale) e dalle Linee guida per la Didattica Digitale Integrata (D.M. 89/2020).

Per i servizi descritti in questa informativa non è quindi richiesto il consenso dei genitori o tutori. Resta fermo il diritto di opposizione descritto alla sezione 10.

3. Servizi attivati e servizi disattivati

Con l’account scolastico gli studenti accedono esclusivamente alla seguente selezione di “Servizi principali” (Core Services), configurata dall’Istituto:

• Attività (Google Tasks)
• Calendario (Google Calendar)
• Classroom
• Google Drive e suite di produttività (Documenti, Fogli, Presentazioni, Moduli)
• Gmail (posta elettronica istituzionale)
• Google Chrome Sync
• Google Meet
• Keep

Tutti gli altri Servizi principali sono disattivati per gli account studente. La descrizione di ciascun servizio è disponibile nel Riepilogo dei servizi di Google Workspace.

Intelligenza artificiale. Tutti gli strumenti di intelligenza artificiale sono disattivati per gli studenti. Ciò comprende Gemini for Education, Gemini Notebook (NotebookLM) e le funzioni di IA integrate nelle applicazioni. Non vengono quindi effettuati trattamenti tramite IA né processi decisionali automatizzati sui dati degli studenti.

Servizi aggiuntivi. L’Istituto ha disattivato per tutti gli account studente i “Servizi aggiuntivi” di Google a carattere commerciale (ad esempio YouTube, Google Maps, Blogger, Google Play).

Servizi di terze parti. L’Istituto non abilita applicazioni o servizi di terze parti collegati all’account scolastico degli studenti.

Chrome Sync. Questo servizio sincronizza segnalibri, cronologia di navigazione, password e impostazioni del browser Chrome sui dispositivi in cui lo studente accede con l’account scolastico. Si raccomanda di usare l’account scolastico solo per le attività didattiche e di non accedervi da browser usati per la navigazione personale o familiare.

4. Dati trattati

Alla creazione dell’account l’Istituto fornisce a Google solo nome, cognome e indirizzo email istituzionale dello studente. Questi dati provengono dalla segreteria scolastica.

L’indirizzo email ha il formato cognome.nome.studente@nomescuola.edu.it. Il suffisso “studente” distingue gli account degli alunni da quelli del personale e permette di applicare loro impostazioni di protezione specifiche. In caso di omonimia viene aggiunto un numero progressivo (es. rossi.mario2.studente@nomescuola.edu.it). Spazi, apostrofi e accenti vengono eliminati (es. dell’acqua → dellacqua).

L’Istituto ha valutato la possibilità di usare pseudonimi o codici al posto di nome e cognome e ha scelto di non adottarla. Gli alunni della primaria e della secondaria di I grado devono infatti essere facilmente identificabili da docenti e compagni nelle attività didattiche. La tutela dei dati è garantita dalle misure di minimizzazione descritte alla sezione 3: servizi limitati allo stretto necessario, intelligenza artificiale e servizi aggiuntivi disattivati, nessun servizio di terze parti.

Durante l’uso dei servizi vengono trattate le seguenti categorie di dati:

• Dati dell’account: nome, cognome, indirizzo email istituzionale e password.
• Contenuti: documenti, compiti, note, eventi di calendario, email e messaggi creati o scambiati nella piattaforma.
• Dati di attività: come vengono usati i servizi, ad esempio contenuti visualizzati, persone con cui si comunica o si condividono file, data e ora degli accessi.
• Dati del browser (Chrome Sync): segnalibri, cronologia di navigazione, password salvate e impostazioni, quando lo studente accede a Chrome con l’account scolastico.
• Dati tecnici e del dispositivo: tipo di dispositivo e browser, sistema operativo, versione dell’applicazione, identificatori univoci, report di sistema e arresti anomali.
• Dati di rete e posizione: indirizzo IP e informazioni sulla posizione approssimativa ricavate da esso o da altre tecnologie del dispositivo.
• Registrazioni di Meet: solo se il docente avvia una registrazione, che contiene voce e immagine dei partecipanti.

L’Istituto non richiede né inserisce nella piattaforma categorie particolari di dati (ad esempio dati sanitari).

5. Utilizzo dei dati e assenza di pubblicità

L’Istituto usa i dati solo per le finalità didattiche indicate alla sezione 2.

Google usa i contenuti per erogare i servizi secondo le istruzioni dell’Istituto. Usa i dati di attività e tecnici per far funzionare, mantenere e proteggere i servizi, risolvere problemi tecnici, fornire assistenza e adempiere a obblighi di legge. Può usarli, in forma aggregata, anche per migliorare la sicurezza e l’affidabilità dei servizi.

Nei Servizi principali non viene mostrata alcuna pubblicità. I dati personali raccolti non sono usati per finalità pubblicitarie né per creare profili a scopo di marketing, e non sono venduti a terzi.

6. Chi può accedere ai dati

• Docenti: vedono i materiali, i compiti e le comunicazioni condivisi con loro nell’ambito delle proprie classi.
• Dirigente Scolastico e amministratori di sistema: possono gestire gli account, reimpostare le credenziali, sospendere gli accessi, consultare statistiche di utilizzo e, se necessario per obblighi di legge o sicurezza, accedere ai dati dell’account. Possono inoltre limitare la modifica o l’eliminazione di alcuni dati da parte dello studente.
• Google e i suoi sub-responsabili: società del gruppo Google e fornitori terzi che trattano i dati per conto di Google, secondo le sue istruzioni e con misure di sicurezza conformi al GDPR. L’elenco è pubblicato da Google.
• Autorità: per adempiere a disposizioni di legge, regolamenti o richieste legittime dell’autorità giudiziaria o pubblica.

I dati non sono diffusi né comunicati ad altri soggetti.

7. Trasferimento dei dati fuori dall’Unione Europea

I dati possono essere conservati o trattati da Google anche in data center situati fuori dall’Unione Europea, in particolare negli Stati Uniti.

Questi trasferimenti avvengono sulla base della decisione di adeguatezza della Commissione Europea relativa all’EU-US Data Privacy Framework (art. 45 GDPR), a cui Google LLC ha aderito. A ulteriore garanzia, l’Addendum per il trattamento dei dati (CDPA) prevede le Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea (art. 46 GDPR).

8. Durata dell’account e conservazione dei dati

L’account viene creato all’ingresso nella classe prima della scuola primaria. Resta attivo fino al termine della classe terza della scuola secondaria di I grado.

L’account e tutti i dati in esso contenuti vengono cancellati:

• il 31 agosto dell’anno scolastico in cui lo studente conclude la classe terza della scuola secondaria di I grado;
• oppure, in caso di trasferimento ad altra scuola, al perfezionamento del trasferimento.

Si consiglia agli studenti, con l’aiuto dei genitori, di salvare prima di tale data i materiali che desiderano conservare.

Dopo la cancellazione da parte dell’Istituto, Google si impegna a eliminare definitivamente dai propri sistemi i dati associati all’account entro 180 giorni.

9. Natura del conferimento dei dati

Il trattamento dei dati necessari alla creazione dell’account è indispensabile per partecipare alle attività didattiche svolte sulla piattaforma, che fanno parte dell’offerta formativa dell’Istituto.

In caso di opposizione accolta ai sensi della sezione 10, lo studente non potrà usare la piattaforma. L’Istituto concorderà con la famiglia modalità alternative per ricevere materiali e consegnare i compiti.

10. Diritti dei genitori/tutori e reclamo

In qualità di genitori o tutori potete esercitare in qualunque momento i seguenti diritti:

• accesso ai dati personali dello studente (art. 15 GDPR);
• rettifica dei dati inesatti (art. 16);
• cancellazione, nei casi previsti dalla legge (art. 17);
• limitazione del trattamento (art. 18);
• opposizione al trattamento per motivi connessi alla situazione particolare dello studente (art. 21).

Le richieste vanno inviate al Titolare o al DPO ai recapiti indicati alla sezione 1. L’Istituto risponde entro un mese dalla ricezione. I dati e le impostazioni dell’account possono essere visionati insieme allo studente all’indirizzo myaccount.google.com.

Se ritenete che il trattamento violi la normativa, potete proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it) o rivolgervi all’autorità giudiziaria.

11. Riferimenti contrattuali e aggiornamenti

I servizi sono forniti all’Istituto in base ai seguenti documenti di Google:

• Contratto Google Workspace for Education
• Addendum per il trattamento dei dati Cloud (CDPA)
• Informativa sulla privacy di Google Workspace for Education, che descrive in dettaglio i dati trattati da Google
• Google Cloud Privacy Notice
• Riepilogo dei servizi di Google Workspace

La presente informativa è aggiornata al 18 settembre 2026. Eventuali modifiche sostanziali, ad esempio l’attivazione di nuovi servizi, saranno comunicate alle famiglie prima della loro entrata in vigore.